Welche Hochzeitspapeterie braucht man wirklich?

Save the Date Karten, Einladungen, Sitzplan, Menükarten, Willkommensschild, Gastgeschenke, Fächer … Wer auf Pinterest oder Instagram nach Hochzeitspapeterie sucht, bekommt schnell den Eindruck, dass unendlich viel Papeterie zu einer Hochzeit dazugehört.

Aus der anfänglichen Inspiration wird dann leicht eine weitere lange To-do-Liste und aus Vorfreude plötzlich Überforderung. Brauchen wir wirklich einen Sitzplan? Haben wir etwas vergessen? Und sieht unsere Hochzeit am Ende unfertig aus, wenn am Eingang kein großes Willkommensschild steht?

Deshalb möchte ich euch in diesem Blogartikel weiterhelfen, meine Meinung erklären und euch vor allem zeigen, welche Hochzeitspapeterie ihr wirklich braucht.

Denn ihr müsst nicht jede schöne Idee übernehmen, die euch bei der Hochzeitsplanung begegnet. Viel wichtiger ist die Frage: Was braucht eure Hochzeit?

Wozu braucht man überhaupt Hochzeitspapeterie?

Info: Zur Hochzeitspapeterie gehören all die Papiersachen, die vor, während und nach eurer Hochzeit zum Einsatz kommen: vom Save the Date über Einladung, Menükarten und Schilder bis hin zur Dankeskarte.

Eine umfassende Übersicht findet ihr in meinem Blogartikel „Hochzeitspapeterie: Was ist das und was gehört alles dazu?“.

Das Hauptziel der Papeterie ist es, eure Gäste zu informieren und ihnen Orientierung zu geben. Wann passiert was? Wo gibt es etwas? Wo sitze ich?

Aber das ist nicht alles. Gut gestaltete Papeterie macht eure Feier persönlicher und trägt auch dazu bei, dass sie euren Gästen im Gedächtnis bleibt. Sie kann von euch erzählen, kleine Easter Eggs verstecken und sich ganz natürlich mit eurer Deko, den Blumen und der Location verbinden.

Durch dieses Zusammenspiel entsteht eine eigene Welt und genau die kann eure Hochzeit von ‚naja‘ zu absolut unvergesslich bringen.

Foto von @pf.focus | Deko von  @danis_kreativ_stube | Planung von @cisabella_event_hochzeit

Meine Must-haves für Hochzeitspapeterie

Es gibt keine Liste, die für jede Hochzeit gleichermaßen funktioniert. Trotzdem gibt es einige Dinge, auf die ich nur selten verzichten würde.

• • Eine Einladung gehört für mich selbstverständlich dazu. Eure Gäste brauchen alle wichtigen Informationen und bekommen gleichzeitig einen ersten Eindruck von eurer Hochzeit.
  • Auch am Hochzeitstag sollte niemand rätseln müssen, wo er sitzt, was es zu essen gibt oder was als Nächstes passiert. Welche Papeterie ihr dafür braucht, hängt aber von eurer Feier ab. Bei manchen Hochzeiten reichen Platzkarten, bei anderen sind zusätzlich Sitzplan, Tischnummern oder Menükarten sinnvoll.
  • Und nach der Hochzeit gehört für mich eine Dankeskarte dazu. Sie ist ein persönlicher Abschluss und noch einmal eine schöne Möglichkeit, euren Gästen etwas von eurem Tag mitzugeben.

Alles Weitere würde ich von eurer Feier und von euren Wünschen und Vorlieben abhängig machen. Bei einer kirchlichen Hochzeit sind zum Beispiel auch Kirchenhefte sinnvoll, aber das ist ja eben wieder von eurer Hochzeit abhängig.

Vielleicht hilft es euch, die Papeterie nicht als eine große Liste zu sehen, sondern in drei Phasen zu unterteilen: Alles vor der Hochzeit wie Save the Date und Einladung, die Papeterie für den Hochzeitstag selbst und schließlich die Dankeskarten danach. Ihr müsst also nicht heute schon jedes einzelne Detail entscheiden, sondern könnt die Papeterie auch einfach der Reihe nach abarbeiten.

Mehr dazu, wann ihr welche Papeterie braucht, findet ihr im Blogartikel „Wann Hochzeitseinladungen verschicken? – Zeitplan für die Papeterie mit Checkliste für eure Hochzeitsplanung„.

Foto von @juliaschoenhoff | Model @lisa.wolke | Brautkleid von @boutique_liebe | Ringe von @juwelierlevin

Im Folgenden möchte ich euch noch einige Tipps zu meinen Must-haves geben.

Brauchen wir eine Save the Date Karte?

Nicht jedes Paar braucht ein Save the Date.

Wenn eure Einladung ohnehin früh verschickt werden kann und alle wichtigen Informationen frühzeitig feststehen, könnt ihr darauf verzichten. Oder ihr ladet nur wenige Gäste ein und denen habt ihr es allen schon erzählt.

Anders sieht es aus, wenn ihr für die Einladung noch Zeit benötigt. Vielleicht stehen Details noch nicht fest oder es müssen Absprachen mit der Location getroffen werden. Mit einer Save the Date Karte könnt ihr den Termin trotzdem schon bekannt geben, sodass die Gäste ihn sich freihalten können.

Auch bei vielen Gästen mit längerer Anreise könnt ihr nicht auf die Einladung warten, um sie zu informieren. Wer Urlaub einreichen, eine Unterkunft buchen oder eine längere Fahrt planen muss, freut sich über einen frühen Hinweis. Mit einer Save the Date Karte ist hier einfach die Chance größer, dass mehr Gäste kommen können.

Falls ein Save the Date für euch sinnvoll ist, findet ihr in meinem Blogartikel „6 wunderschöne Ideen für Save the Date Karten bei der Hochzeit – Inspiration für eure Save the Date“ verschiedene Ideen, wie eine Save the Date Karte aussehen kann.

Die Hochzeitseinladung: mehr als nur Informationen

Auf eine Hochzeitseinladung würde ich niemals verzichten. Wie umfangreich sie sein muss, hängt dagegen von eurer Feier ab. Neben Ort und Uhrzeit könnt ihr euren Gästen Geschenkwünsche, Informationen zur Anreise oder Übernachtung mitteilen. Vielleicht gibt es einen Dresscode oder ihr möchtet eine Rückmeldung bis zu einem bestimmten Datum.

Versucht nicht, alles zwanghaft auf eine einzige Karte zu quetschen. Gerade bei umfangreicheren Hochzeiten gibt es schnell mehr Informationen, als auf einer Einladung noch schön und übersichtlich aussehen. Zusätzliche Informationen können dann auf weiteren Infokarten untergebracht werden.

Wenn ihr keine Save the Date Karte geschickt habt, ist die Einladung außerdem der erste Moment, in dem eure Gäste Einblick in eure Hochzeit bekommen. Mit einer Illustration der Location, einem kleinen Easter Egg oder einer bestimmten Farbe könnt ihr schon hier anfangen, eure Geschichte zu erzählen.

Wenn ihr noch nicht wisst, welche Möglichkeiten es gibt, Einladungen zu gestalten und welche Gestaltung zu euch passt, könnt ihr euch in meinem Blogartikel „5 besondere Ideen für Hochzeits­­­einladungen – Inspiration für eure Einladungskarten zur Hochzeit“ inspirieren lassen.

Wie finden unsere Gäste ihren Platz?

Bei 20 Gästen an einer langen Tafel braucht ihr keinen großen Sitzplan. Bei 100 Gästen an mehreren Tischen sieht das schon anders aus.

Bei einer größeren Hochzeit mit fester Sitzordnung halte ich einen Sitzplan für sehr wichtig. Er zeigt den Gästen, an welchem Tisch sie sitzen. Mit Tischnummern oder Tischnamen können sie ihren Tisch finden und mit Platzkarten ihren Sitzplatz. Wenn ihr bei großen Hochzeiten nur Platzkarten verwendet, kann es passieren, dass eure Gäste lange herumirren und ihren Platz suchen.

Bei einer kleineren Feier könnt ihr auch auf Sitzplan und Tischnummern verzichten. Platzkarten würde ich bei einer festen Sitzordnung trotzdem immer einplanen. Niemand möchte mit einem Glas in der Hand um den Tisch laufen und überlegen, wo er eigentlich hingehört.

Natürlich gibt es auch Hochzeiten mit freier Platzwahl. Dann braucht ihr all das nicht.

Platzkarten lassen sich außerdem wunderbar mit einem Gastgeschenk verbinden. Ein kleines Geschenk mit dem Namen des jeweiligen Gastes ist persönlich und übernimmt gleichzeitig die Funktion der Platzkarte. Das finde ich persönlich schöner als ein identischer „Schön, dass du da bist“-Anhänger für alle.

Foto von @lovelensweddings | Deko von @areletia_weddings | Blumen von @stil_bluete.manufaktur

Müssen wir wirklich Menükarten haben?

Irgendwo sollte für eure Gäste erkennbar sein, was es zu essen gibt.

Ob ihr ein Menü oder ein Buffet habt, macht dabei keinen großen Unterschied. Gerade wenn Gäste vegetarisch oder vegan essen, Allergien haben oder bestimmte Lebensmittel nicht vertragen, möchten sie wissen, was sie erwartet.

Das bedeutet aber nicht, dass vor jedem Teller zwingend eine eigene Menükarte liegen muss. Ihr könnt nur Karten am Buffet stehen haben oder auch nur eine Menükarte pro Tisch, Hauptsache die Gäste können sehen, was es zu essen gibt und müssen nicht raten.

Im Blogartikel: „Menükarten für eure Hochzeit – 7 Ideen für eine stimmige und besondere Tischdeko“ findet ihr Inspiration zu Menükarten.

Foto von @juliaschoenhoff | Deko von @fraunicoletti | Blumen von @margeritas.floristik

Unsere Gäste kennen den Ablauf doch, oder?

Diesen Punkt würde ich nicht unterschätzen.

Ich war selbst schon auf einer Hochzeit, bei der man überhaupt nicht wusste, was als Nächstes passiert. Irgendwann fragt man sich, ob man kurz das Gelände erkunden kann oder lieber sitzen bleibt, weil vielleicht gleich ein Programmpunkt beginnt. Selbst der Gang zur Toilette fühlt sich plötzlich riskant an, weil man nichts verpassen möchte.

Eure Gäste brauchen deshalb keinen minutiösen Stundenplan. Ein grober Ablauf gibt ihnen aber Sicherheit. Wo dieser steht, ist zweitrangig. Ihr könnt wichtige Zeiten bereits mit der Einladung kommunizieren, am Hochzeitstag ein Programmschild aufstellen oder kleine Ablaufkarten auslegen.

Und was ist mit Willkommensschild, Eheversprechen, Gastgeschenken und all den Extras?

Hier beginnt der Teil, bei dem Pinterest besonders gefährlich werden kann. Nicht weil die Ideen schlecht sind, sondern weil etwas Schönes schnell wie etwas Notwendiges wirkt.

Ein Willkommensschild braucht ihr nicht, damit eure Hochzeit vollständig ist. Es kann aber wunderschön aussehen, eure Gäste begrüßen und euer Motto oder Design direkt beim Ankommen wieder aufgreifen.

Dasselbe gilt für viele andere Extras. Fragt euch weniger „Hat man das auf einer Hochzeit?“ und mehr „Was bringt es unserer Hochzeit?“ oder „Was braucht unsere Hochzeit?“

Ein Detail darf praktisch sein. Es darf Gäste überraschen oder einfach die Atmosphäre verstärken. Gerade hier entstehen oft die schönsten Ideen. Vielleicht bekommen eure Tische Namen aus einer fantastischen Welt, die ihr beide liebt. Vielleicht versteckt sich auf eurem Willkommensschild ein Insider, den eure Freunde sofort verstehen. Solche Dinge braucht niemand. Aber sie können dazu beitragen, dass eure Hochzeit eben nicht wie irgendeine Hochzeit wirkt, sondern sehr persönlich und damit für alle unvergesslich wird.

Foto von @ankehartl.fotografie | Modelpaar @xxvirgi0209xx & @felix_z_mann | Make-up & Haare von @hairzenssache.byfabienne 

Welche Papeterie braucht ihr für eure Hochzeit? – Der Schnellcheck

Wenn euch immer noch der Kopf schwirrt, dann hilft euch vielleicht mein Schnellcheck. Diesen könnt ihr durchgehen und damit entscheiden, was ihr brauchen werdet.

• • Müssen viele Gäste anreisen oder braucht ihr noch Zeit, um alle Infos für die Einladung zusammenzutragen?
    Dann ist eine Save the Date sinnvoll.
• • Habt ihr eine feste Sitzordnung?
    Plant Platzkarten ein. Bei vielen Gästen und mehreren Tischen helfen zusätzlich Sitzplan und Tischnummern.
• • Wissen eure Gäste ungefähr, was wann passiert?
    Wenn nicht, gebt ihnen einen Ablauf mit. Ob auf einer Karte, der Einladung oder einem Schild, könnt ihr passend zu eurem Konzept entscheiden.
• • Heiratet ihr im Sommer und verbringt viel Zeit draußen?
    Dann können Fächer plötzlich nicht nur hübsche Papeterie sein, sondern einen echten Zweck erfüllen.
• • Gibt es Informationen, die nicht alle Gäste betreffen?
    Dann kann eine zusätzliche Infokarte sinnvoll sein, statt die Einladung mit allen Details zu überladen. Zum Beispiel für Übernachtungsmöglichkeiten, Shuttle, Anreise oder den Ablauf am nächsten Morgen.
• • Findet eure Hochzeit an mehreren Orten statt?
    Dann kann eine kleine Übersicht, Wegbeschreibung oder ein Schild euren Gästen helfen, von der Trauung zur Feier oder zu einem anderen Programmpunkt zu finden.
  • Gibt es etwas, das eure Gäste nicht sofort verstehen oder leicht übersehen könnten?
    Vielleicht habt ihr ein ungewöhnliches Gästebuch, eine Fotobox, ein Hochzeitsspiel oder eine besondere Aktion geplant. Dann kann eine kleine Erklärung auf einer Karte oder einem Schild dafür sorgen, dass eure Gäste wissen, was gemeint ist und das Detail nicht übersehen.
• • Möchtet ihr euren Gästen etwas Persönliches mitgeben?
    Dann können individuelle Anhänger, kleine Karten, Namenskärtchen oder andere Details gleichzeitig Gastgeschenk und Teil eurer Papeterie sein.
• • „Gibt es etwas, bei dem eure Gäste sagen sollen: ‚Oh, das ist so typisch für die beiden!‘?“ Dann ist genau dort Platz für die Details, die niemand braucht, die eure Hochzeit aber besonders machen: ein Insider auf einem Schild, Tischnamen aus eurer Lieblingswelt, eine Illustration eures Hundes oder ein kleines Easter Egg, das nicht jeder auf den ersten Blick entdeckt.

Damit merkt ihr hoffentlich den Unterschied zwischen „Wir brauchen noch mehr Papeterie“ und „Dieses Detail passt wirklich zu unserer Hochzeit.“

Was bei eurer Hochzeitspapeterie wirklich zählt

Nach all diesen Entscheidungsmöglichkeiten möchte ich eine Sache ansprechen, die ich noch wichtiger finde als die Anzahl eurer Papeterielemente:

Eure Papeterie sollte sich nach euch und eurer Hochzeit anfühlen.

Die Einladung kann euren Gästen mitteilen, wann ihr heiratet. Sie kann aber auch eure Gäste total verzaubern und monatelang auf dem Sideboard stehen und die Vorfreude schüren. Eine Menükarte erfüllt ihren Zweck, wenn eure Gäste wissen, was sie essen werden. Sie kann aber gleichzeitig ein Motiv aus der Einladung wieder aufnehmen oder ein Hochzeitsspiel enthalten. Eine Platzkarte zeigt den Sitzplatz, aber kann mit einem besonderen Detail zu etwas werden, das der Gast vielleicht als Erinnerung mit nach Hause nimmt.

Eure Papeterie kann eine Geschichte erzählen und eine eigene Welt erschaffen, in der eure Hochzeit stattfindet.

Sie ist das Einzige, was eure Gäste schon lange vor der Hochzeit und auch noch bis nach der Feier begleitet.

Es lohnt sich deshalb, die einzelnen Elemente nicht völlig getrennt voneinander zu planen. Wenn Farben, Illustrationen und wiederkehrende Details schon bei der Einladung feststehen, können sie später auf Menükarten, Platzkarten oder Schildern wieder auftauchen. Ihr müsst das Gestaltungskonzept dann nicht bei jedem neuen Element noch einmal neu erfinden und am Ende wirkt alles wie selbstverständlich miteinander verbunden.

Wenn ihr in einem Leuchtturm heiratet oder Blumen liebt oder euch eine dunkle, geheimnisvolle Atmosphäre wünscht, darf man das eurer Papeterie ansehen. Kleine Easter Eggs machen die Gestaltung noch persönlicher, ohne dass eure Feier deshalb zur Mottohochzeit werden muss.

Papeterie, Blumen und Dekoration sollten dabei nicht um Aufmerksamkeit konkurrieren. Sie dürfen miteinander spielen und dieselbe Geschichte weitererzählen.

Ihr braucht also nicht möglichst viel. Ihr braucht die Elemente, die euren Gästen helfen oder eure Hochzeit bereichern. Und wenn diese Elemente dann noch etwas von euch erzählen, wird aus einer Sammlung schöner Karten eure persönliche und unvergessliche Hochzeitspapeterie.

Jede Hochzeit braucht etwas anderes. Deshalb gibt es bei mir auch keine feste Liste, die jedes Paar bestellen muss. Vielleicht braucht ihr nur eine Einladung, Platzkarten und Dankeskarten. Vielleicht ergibt es bei eurer Feier Sinn, daraus eine ganze Papeteriewelt zu entwickeln, die sich von der Save the Date bis zum Hochzeitstag zieht.

Wenn ihr euch in eine meiner bestehenden Kollektionen verliebt, passe ich sie an eure Hochzeit und eure Wünsche an. Und wenn eure Geschichte nach etwas Eigenem verlangt, können wir gemeinsam eine individuelle Gestaltung mit handgemalten Illustrationen entwickeln.

Falls ihr nach diesem Artikel zwar besser wisst, was möglich ist, aber noch unsicher seid, was ihr davon wirklich braucht, helfe ich euch auch bei dieser Entscheidung. Gemeinsam schauen wir, welche Elemente für eure Feier sinnvoll sind und wie daraus eine Papeterie entsteht, die nicht nach einer Checkliste, sondern nach euch aussieht.

Oder ihr erzählt mir direkt von euren Wünschen:

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